a.    Principes d'actions du Conseil Syndical

• Maintenir la résidence en bon état de fonctionnement,
• Maîtriser les dépenses de fonctionnement courantes et rechercher des économies,
• Réaliser, dans le cadre d’un plan pluriannuel, les investissements nécessaires afin de maintenir à niveau et améliorer le patrimoine,
• Maintenir un climat de bonne entente entre les résidents en adoptant des règles de vie commune et de vérifier leur bonne exécution.

b.    Les réunions du Conseil Syndical
Il se réunit 6 à 9 fois par an, dans la salle de réunion du rez-de-chaussée avec possibilité d’une participation en visio-conférence lorsqu’elle est requise pour l’un de ses membres.
Les réunions se font à l’initiative du Président du Conseil Syndical (CS) ou à la demande
d’au moins 2 de ses membres ou du Syndic.
Au cours de la réunion du CS, plusieurs dates seront proposées pour la réunion suivante, dans l’objectif de maximiser le taux de participation des membres.

Le CS choisit les sujets à traiter, les priorise, les affecte à une Commission.
Lors des votes de décisions, s'il y a égalité, la voix du président du CS est prépondérante.

Sauf nécessité de réunion en urgence, l’organisation de chaque réunion du CS suit les étapes suivantes :

1. Planification d’une date à l’avance
2. Le président propose un ordre du jour aux membres qui sont invités à réagir sous 3 jours
3. Le président diffuse l’ordre du jour définitif
4. Animation / discussion / vote
5. Un compte rendu est envoyé dans les 7 jours aux membres qui sont invités à réagir sous 3 jours
6. Diffusion du compte-rendu définitif (affichage dans les bâtiments et publication sur le site internet de le résidence)
7. Envoie de la Lettre du CS par Mailchimp (une centaine d’abonnés)

 
c.    Les Commissions
Au sein du CS, des Commissions sont mises en place pour traiter les différents sujets.
Les principaux sujets sont : Finances, Contentieux, Vie courante et Maintenance et selon les circonstances, les sujets d’actualité (travaux votés, études à lancer, etc.)
Chaque Commission, selon la complexité du sujet, est composée de 1, 2 ou 3 personnes, qui travaillent entre 2 réunions du CS. La rencontre avec d’autres copropriétés ayant eu à traiter des sujets similaires est très instructive.
Chaque commission désigne un porte-parole qui organise le travail entre ses membres. Celui-ci prépare un document écrit, publié au moins 3 jours avant les réunions du CS, quand il souhaite faire un point d'avancement ou faire prendre une décision.
Pour les études et travaux à engager, il rédige un projet à faire valider, décrivant les attentes et besoins de la Copropriété.

d.    Études et gros travaux
A l’exception des travaux urgents, l’engagement d’études ou de travaux dépassant le montant autorisé au Conseil Syndical (actuellement 5 000 € TTC) se fait en Assemblée Générale.

Pour ce faire, une étude préalable est effectuée et un dossier de présentation en AG est constitué.
Le CS nomme un responsable de projet qui, selon l’importance du sujet, animera une Commission composée de plusieurs membres pour mener à bien les 5 étapes suivantes.
Chacune de ces étapes fera l’objet d’une validation systématique par l’ensemble des membres à l’occasion des réunions du CS.

1. Établissement d’un cahier des charges rédigé par la Commission ; ce document décrit notamment les attentes de la copropriété, exprimées en termes de résultats à obtenir.
2. Choix de plusieurs entreprises proposées par le Syndic et/ou le CS en veillant aux risques de conflits d’intérêt, notamment lorsque des entreprises ont des liens avec un des copropriétaires.
3. Consultation des entreprises sélectionnées, par le Syndic, sur la base du cahier des charges du CS,
4. Dépouillement des offres des entreprises et envoi des questions complémentaires du CS par le Syndic aux entreprises.
5. Comparaison finale des offres des entreprises, établie par le CS et le Syndic.

Après la validation du cahier des charges par le CS (étape 1), selon le degré de technicité ou le niveau des enjeux, les autres étapes peuvent être confiées à un conseil externe.

Rédaction du Cahier des Charges par le Conseil Syndical :
Le Cahier des charges comprend les chapitres suivants (à adapter en fonction du projet) :

• Contexte : description de la Résidence, historique des travaux relatifs au problème à traiter, …
• Attentes de la copropriété : résultats à obtenir, missions attendues, étapes à prévoir, …
• Compétences attendues du prestataire,
• Critères de sélection des offres - exemples :

• La qualité de l'offre technique :
• • Connaissance de la copropriété,
  • Compétences du prestataire,
  • Références du prestataire (coordonnées des Conseils Syndicaux pouvant être contactés),
  • Mode de réalisation des missions.
• La cohérence de l'offre financière avec l'offre technique.

Le Cahier des charges est validé formellement par la Commission et le CS, avant d’être transmis au Syndic, pour l’étape de consultation des entreprises.

Membres du Conseil Syndical en ce moment et Commissions : voir ci-après